本文主要介绍档案系统的核心功能与用户关切,而不会面面俱到。详细使用请参考 profile.docx文档, 单击demo查看演示,单击 install查看安装指南。

Part1:档案系统管理文档       

登录系统

本文以启明星预定系统V10.0 beta演示站点为例,正式版本可能与本文档略有差别。 登录演示站点,默认用户名admin,密码123456。
在登录界面,有两种选项:管理员登录与员工自助查询。
管理员登录用于进入员工档案的管理中心
员工自助查询用于员工自己查询自己的资料等信息.
请注意登录服方式不同时,使用的账户也不同。登录管理系统使用的是“用户名”,而登录自助查询使用的是“员工号”

获取登录密码

当HR在档案系统里建立新用户时,只要输入用户的员工号与邮箱,用户首次登录,点击“获取密码”,系统会发送一封重置密码的邮件到员工信息,员工可以自助设置自己的密码。

当然,系统也允许管理员重置用户密码,在管理页面,选择用户,鼠标右键选择“重置密码”可以重置用户的自助查询密码。

打开首页

登录成功后,即可进入档案管理首页。
下图是管理首页,包括档案,培训,报表,合同等管理

下图为员工自助查询页面

建立部门

在使用档案系统前,必须建立部门,整个部门采用层级的树状结构,整个系统只能有一个根节点。 所以,对于根节点,你可以直接双击“启明星工作”修改为你公司的名称。然后就可以在跟节点下建立各个部门。

浏览档案列表

单击“列表”即可查询修改档案。在档案列表页面,可以进行档案的删除,多种查询,数据导出Excel,排序等

查看员工档案

参考上图,双击员工即可打开员工详细信息。在这里可以修改员工姓名,部门、等信息。
在教育培训页面,你可以修改员工的教育情况 工作经历 技术职称 内部晋升 奖惩记录 体检情况
在劳动合同页面,可以增加员工的劳动合同,保密协议等各种合同。
在“员工照片”里,可以存放员工的入职照片、毕业证书扫描件、技术资格证书、驾驶证、英语等级考试扫描件等图片。
对于员工的非照片文档(例如word,excel,pdf,rar),可以存放在员工附件里
在员工的“企业培训”里可以查看员工参加的培训经历。
要增加员工新的培训记录,可以在上图点击“添加培训"然后即可在培训课程里,点击添加即可。

导入导出档案

在上图中,单击导入或者导出按钮,可以将档案导入导出到Excel里
问1:为什么建议通过Excel进行修改数据?
答1:考虑到Excel在数据编辑更新方面具有极强的方便些,所以HR管理员可以通过Excel导出数据,然后修改,然后再导入到系统。

导入简历

通常HR会收到应聘者的求职文档,简历数据库允许HR把简历导入到profile数据库里,进行统一管理。单击“导入简历”,选择Word,Excel或者Pdf导入到系统里。
问1:为什么要把简历导入到数据库里?
答1:随着简历的增加,管理越来越麻烦,Profile自带的数据库增加了对简历的归档,分类管理,能给减轻对简历的维护。

问1:为什么推荐启用全文索引功能?
答1:Windows本身搜索只能搜索文件名关键字,而导入后,人事可搜索文档里的关键字。

管理培训

在培训课程里,可以添加新课程,然后设置课程里人员。 请注意课程编号,例如对于“新员工入职”培训,可能每一个新入职人员都要学习,所以,这种课程应该是周期性的,假设HR建立了2个“新员工培训"可能,其编号一样 系统会认为,这是同一个课程。当选中“报名名单”里,有“去除已学名单”时,就是以此为依据。

关于报表

系统提供多种报表供HR参考。 关于入职率/离职率是HR对员工档案进行重要参考的指标。 离职率过高,一般表明企业的员工情绪较为波动,劳资关系存在较严重的矛盾。 离职率过低,表明企业缺少竞争性的优胜劣汰机制,或者企业缺少一定的流动性与创新意识。 因此,入职率和离职率需要在一个合适的范围内为。 目前,业界对入职率和离职率的定义各不相同,有的使用 离职人数/现有中员工数,有的建议使用 离职人数/当前中员工数 等等 对此,我们认为,与其考察离职率反而不如观察一个周期里人员实际人数变更更为有效。所以,目前系统显示的是一年里,人员新增和入职人数。
入职是以“员工档案”里填写的“入职日期”作为统计依据。 离职是以员工档案“离职日期”作为统计依据。

数据报表导出

系统可以进一步生产各种报表,例如离职人数,可以进一步按照部门和离职员工进行分析。

管理简历数据库

在简历数据库页面,HR可以对简历进行统一管理。在简历上右键鼠标,可以对简历进行归档,删除,设置重点关注,邮件通知求职者等多种操作。
问1:为什么推荐HR及时回复求职者?
答1: 当求职者发送邮件提交简历后,HR应该不论路由与否都应该及时告诉求职者。表示对他们的简历的重视。Profile支持在线发送邮件功能,可以减轻HR的工作。