本文主要介绍预定系统的核心功能与用户关切,而不会面面俱到。详细使用请参考 book.docx文档, 单击demo查看演示,单击 install查看安装指南。

Part1:预定系统前台文档        Part2:预定系统后台文档

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本文以启明星预定系统V10.0演示站点为例,介绍启明星预定系统的基本使用。登录演示站点,默认用户名admin,密码123456。
登录成功后,在首页左边,可以看到各个链接指向相应的页面。

问1:用户如何更改自己的密码?
答1:参考上图,右上角会显示用户的名称,单击用户名,即可修改密码。如果用户忘记密码,可以在登录页面,单击“取回密码”,系统会发送相应操作到用户信箱。

问2:如何理解区域?
答2:启明星预定系统支持区域功能。例如A公司有北京总公司和上海分公司,那么管理员可以建立2个区域。通常北京的员工预定北京的会议室,上海的员工预定上海的会议室,通过设置区域,默认查询预定本地的会议室。

申请会议室

用户单击“新预定”即可申请会议室。 在预定界面,输入与会主题,时间和人数,然后单击提交即可。

问1:请假人数有什么作用?
答1:有些公司前台会查看预定会议信息并安排资源。例如“XX会议”共有5个人参加,那么行政部在安排茶水时,可以默认提前准备5杯水。

问2:笔记本和投影仪为什么不是必填的?
答2:在预定系统里,会议室是必选的,但是不是所有会议都需要笔记本或者投影仪,所以他们并不是必填的。
但是,请注意:一旦填写了笔记本或者投影仪,系统将自动增加冲突检测。 例如Projctor1投影仪在 8:00-9:00时间段被使用, 那么其他用户再此选择该时间段投影仪时,则会提示使用时间冲突。


问3:参与领导和与会人员有什么区别?
答3:在启用邮件通知的情况下,系统会发送邮件给与会人员,但是不会发送邮件给参与领导。
这个功能使用的背景是:在有些公司,行政部门需要知道本次会议是否有董事CEO等高级人员参加, 如果有,会提供更好的服务,因此通过“参与领导”来间接了解会议的优先级。
同时,CEO参与的会议通常都是由预定人预先联系其秘书进行先期沟通,预订人并不直接联系CEO,所以系统并不直接发送 邮件给“参与领导”人员。如果希望参与领导也可以收到邮件,需要在“与会人员”里,再写一次。


问4:IT资源和行政资源如何修改?
答4:预定会议可以勾选需要的额外资源,例如激光笔,矿泉水等。这些资源可以由管理员在后台进行设置。
预定系统新版增加了资源报表,例如行政部门可以统计每月会议使用了多少矿泉水,然后根据每瓶矿泉水的价格,可以大致评估每月的费用是多少。详见后面介绍。


问5:为什么有些会议室无法选择?
答5:如果你无法选择会议室表示你无权预定,可以联系管理员获取权限。

修改会议

在“我的预定”页面可以查看修改我预定会议。
问1:如何理解状态灯?
答1:绿灯表示正常。红灯表示取消。黄灯表示有更新。

邮件提醒

在启用邮件通知的情况下,与会人员都会收到邮件提醒。

Outlook日历提醒

在启用邮件通知的情况下,与会人员都会收到邮件提醒。
问1:为什么系统不能同时有邮件提醒和outlook日历系统?
答1:理论上是可以的,但是如果同时启用邮件提醒和Outlook日历提醒会导致一个会议,让与会人员会收到2个提醒。 用户比较反感。

问2:用户能否通过Outlook预定会议室?
答2:目前系统不再支持Outlook预定,只支持Outlook提醒。但是如果您需要Outlook预定,我们可以提供二次开发,增加Outlook预定功能。

问3:我公司使用的Exchange/Office365邮件服务器,没有开放SMTP服务,是否仍能够收到邮件或者日历提醒?
答3:系统默认使用SMTP发送邮件,如果SMTP被禁用,可以联系我们,我们将提供针对Exchange/Office365专用的收发模式版本。

问4:我公司使用的是Foxmail不是Outlook,能否仍给出日历提醒?
答3:默认的日历提醒为Outlook,如果是Foxmail,则需要进行简单的代码修改。
不管是Outlook还是Foxmail,邮件提醒总是可以的,如果你想节省费用,可以使用邮件提醒。

查看会议室空闲状态

在日查询里,可以快速查看会议室的空闲状态。

仿Outlook的快速预定

在“周查询”上,右键选择空闲时间段,可以快速预定会议室。
问1:快速预定与常规预定有何区别?
答1:快速预定提供类似Outlook的日历方式,用于抢占会议室,但是不会发送邮件通知与会人员,也无法申请资源。 用户可以在抢完会议室后,通过“更新”来设置会议需要的资源。

数据报表

启明星预定系统不仅仅提供预定功能,还提供各种报表,供行政人员分析会议室的使用情况。 如前所述,行政部门可以了解每月用了多少矿泉水,多少咖啡,大约费用多少元。
问1:预定报表功能为什么额外收费?
答1:我们计划从2016.1.1日期,会议预定报表组件不在作为预定系统通用模块推出,需要额外收费购买。

终端显示

启明星预定系统提供基于Android和Windows的终端。企业可以购买一个平板放到会议室门户,这样就可以实时显示会议室的状态。 (此模块需要单独购买)




现在,你已经了解了整个系统大致功能,可以进入 管理后台文档 了。