本文主要介绍请假系统的核心功能与用户关切,而不会面面俱到。详细使用请参考 appform.docx文档, 单击demo查看演示,单击 install查看安装指南。

Part1:请假前台文档        Part2:请假后台文档

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本文以启明星请假系统V10.0演示站点为例,介绍启明星请假系统的基本使用。登录演示站点,默认用户名admin,密码123456。
登录成功后,在首页,可以看到各个链接指向相应的页面。
启明星请假系统虽然叫做“请假系统”但不单单包括请假,系统还包括加班系统。

问1:用户如何更改自己的密码?
答1:参考上图,右上角会显示用户的名称,单击用户名,即可修改密码。如果用户忘记密码,可以在登录页面,单击“取回密码”,系统会发送相应操作到用户信息。

问2:用户如何查看剩余年休假?
答2:参考上图,在首页单击“自助查询”,用户即可查询自己共有多少天年休假以及还剩下多少天年休假等。

申请请假

用户单击“请假单”即可申请请假。请假单主要分文两部分:上部分是请假人信息,下部分请假时间和种类。
请假人信息默认为当前登录的用户,但是考虑到在部分公司,一些员工偶尔会要求同事帮助填写请假单或者某些公司高层并不直接自己申请请假,所以系统增加了“代申请”功能(例如CEO秘书可以代CEO请假),单击下图的小人,可以选择需要代理请假的员工。
请假时长将根据用户选择的日期自动计算。
请假种类中,年休假后面的“0天可用”提示用户年休假已经用户完了,而调休假后面的“7天可用”表示可用用户可用有7天调休假可以申请。
当选择假种后,下面会给出红色的文字提示--休假政策。
问1:如何理解请假时长计算?
答1:请假时长是根据后台管理员设置的工作日历计算, 例如公司上班时间为:上午8:00-17:00。这样你请假8:00-17:00是8小时,但是,即使你选择8:00-18:00系统返回的仍是8小时。

问2:为什么允许手动更改请假时长?
答2:在请假时长里,默认周六周日时长总为零。但是,因为国家节假日(清明,劳动节,端午等)日期并不固定,所以系统可能算错, 因此,系统允许员工请假时手动更改请假时长。

问3:随意修改日期是否影响请假统计?
答3:请假系统是以请假时长存储的,例如员工有5天年休假,系统数据库里存储的是 5天*8小时/天=40小时。所以,请假日期并不作为统计依据,不影响请假系统数据报表。

问4:如何修改年休假和调休假后面的数字?
答4:年休假天数可以由人事在后台修改。调休假是系统自动计算生成。在加班单里,用户选择“调休”并审批通过后,即可使用调休假。

提交审批

用户提交“请假单”即可进入审批页面,在审批页面,可以选择下一步审批人或者选择人事部归档。
问1:如何定义请假流程?
答1:在管理后台,管理员可以定义企业请假流程,请注意:管理员定义的流程为默认流程,也就是系统尽可能按照流程进行,但是如果出错,请假人可以调整流程。

问2:为什么系统允许更改审批流程?
答2:我们以常见请假流程为例:“员工请假-部门主管审批-部门经理审批-人事部审批”。 在很多公司里,如果主管不在员工是可以跳过主管,直接向部门经理提交审批。
启明星系统里,如果强制流程必须按照规定走,就会导致主管不在流程进行不下去,最终员工请不了假。
所以,结合实际情况,我们弱化了流程限制,使得主管不在,员工仍可以跳过主管,直接提交给部门经理审批,让流程继续走下去。
说明:在传统的BPM流程管理软件里,如果主管不在可以委托他人审批或者默认通过,但是,对于启明星请假系统来说,BPM的流程配置是一项复杂的任务, 我们不希望因为流程的引入而大幅增加请假系统的使用难度,所以这里我们对流程进行了极大简化。

邮件提醒

用户选择提交审批人后,在启用邮件通知的情况下,会收到一封邮件提醒。
问1:为什么建议开启邮件提醒?
答1:如果你是老板,你也不能一天24小时盯着请假系统看看有没有人提交审批啊。但是很多老板outlook是始终开着的,或者手机也是绑定邮箱的,一旦 有新的审批,可以很快知晓。

查看部门假单

在部门假单,部门主管或者经理可以查看部门员工请假或者加班的情况。(参考下图,单击请假或者加班单选框可以进行切换)。 红色方块表示当天用户情况。蓝色方块表示当天用户加班。
问1:为什么部门假单图标不是很准确?
答1:部门假单主要供部门主管或者经理使用,以便大致了解本部门员工请假或者加班情况。 参考下图,用户请假单填写的是11.17~11.25日请假,虽然11.19和11.20是周末,理论上应该不显示红块, 但是因为在用户请假时间段内,所以仍会显示红块。如果需要准确数据,需要查看HR报表才行。

查看部门剩余年休假

在上图中,有一个“年休假剩余查询”,可供部门主管或者经理查看员工的年休假剩余情况,以及加班情况。

假单管理

管理员可以在“假单搜索”里,对请假或者加班进行管理。
问1:员工如何取消请假?
答1:如果员工请假审批流程未结束,可以在“请假列表”里,单击取消进行销假。一旦请假审批完毕,只能联系HR进行销假。

问2:为什么销假没有销假流程?
答2:正常情况下,销假流程为“员工申请销假--部门经理审批--人事部审批”,不过,在实际中,很多公司都是部门内部消化。例如 财务A用户周三请假并审批完毕,但是因为工作原因周三又必须上班, 那么实际情况中,只要部门经理同意,他不用销假,也不用告诉HR, 只要周四不来就可以了(相当于把周三的假移到周四)。所以,其实销假用的并不多。

员工加班

管理员单击“加班单”填写即可。其中加班单有加班类型和结算方式,如果选择“结算方式”为“调休”,那么用户请假调休假将抵消加班。

人事报表

启明星系统可以导出面向人事的请假和加班报表(Excel格式)。下图显示了启明星系统直接导出加班报表。
问1:人事报表和部门报表有什么不同?
答1:人事报表主要供HR算工资使用。以加班单为例,很多公司的制度为:平常加班为1.5倍工资,周末加班为2.0倍工资,节假日加班为3.0倍工资。 启明星系统可以直接导出Excel报表,并给出选择时间范围内加班方式的合计。同时,系统使用不同的颜色,可以帮助HR定位各种加班类型。

问2:普通版本里为什么没有人事报表?
答2:启明星请假系统普通版不包含请假和加班的人事报表。请假和加班报表将作为扩展模块提供给特别需求的客户。所以普通版里并没有此功能,需要额外收费。

中英双语

启明星请假系统支持中文和英文两种语言。用户可以在前台右上角打击“中”或者"Eng"进行语言切换。 但是中英双语仅限前台,后台管理中心,仅提供中文版。


现在,你已经了解了整个系统大致功能,可以进入 管理后台文档 了。